Gehaltserhöhung Planung Excel - Kostenlose Vorlage

1. Schritt 1 — Öffne das Tabellenblatt Anleitung und lege fest, für welche Gehaltsrunde 2026 du die Datei verwendest. Kläre vor der Eingabe, wer Vorschläge machen und wer genehmigen darf.
2. Schritt 2 — Wechsle zu Gehaltsplanung und erfasse je Person die Nummer, den Namen, die Abteilung, die Stadt und das Eintrittsdatum. Prüfe besonders Schreibweise und Eintrittsdatum gegen die Personalakte.
3. Schritt 3 — Ergänze Betriebszugehörigkeit, Leistungsbewertung von 1 bis 5 und das aktuelle Gehalt in Euro. Verwende das regelmäßige Bruttogehalt und mische keine Boni oder Einmalzahlungen in diesen Wert.
4. Schritt 4 — Trage die vorgeschlagene Erhöhung als Prozentwert ein und vergleiche sie mit der Spalte Empfehlung. Ein Vorschlag von 5 % bei 4.000,00 € entspricht 200,00 € monatlich und 2.400,00 € jährlich ohne Arbeitgebernebenkosten.
5. Schritt 5 — Prüfe Erhöhungsbetrag, neues Gehalt und Budget Status je Zeile. Fälle mit Offen bearbeitest du vor der Entscheidung; genehmigte Fälle markierst du erst nach dokumentierter Freigabe mit Ja.
6. Schritt 6 — Kontrolliere das Tabellenblatt Dashboard und vergleiche die Gesamtsicht mit deinem verfügbaren Personalbudget. Speichere eine Version vor und nach der Genehmigungsrunde und übergib nur die freigegebenen Änderungen an die Lohnbuchhaltung.

In einem Mittelständler mit 80 Beschäftigten startet die Personalleitung die Gehaltsrunde meist sechs bis acht Wochen vor dem gewünschten Wirksamkeitstermin. Sie fordert von den Führungskräften die Leistungsbewertung, den Vorschlag in Prozent und eine kurze Begründung an. Das Tabellenblatt Gehaltsplanung ist dabei die zentrale Arbeitsliste; die Personalakte bleibt der Nachweis für Arbeitsvertrag, letzte Änderung und bisherige Vergütung.

Die Eingabe kommt aus drei Quellen

Das Eintrittsdatum prüfst du gegen die Personalakte, das aktuelle Bruttogehalt gegen die letzte Lohnabrechnung und die Leistungsbewertung gegen das dokumentierte Mitarbeitergespräch. In Abbildung 1 stehen diese Angaben in den Spalten Name bis Aktuelles Gehalt (€); Vorschlag, Empfehlung, Erhöhungsbetrag und neues Gehalt werden anschließend je Person gegenübergestellt.

Bei 80 Beschäftigten und einer durchschnittlichen Erhöhung von 3,5 % auf 4.000,00 € Monatsbrutto entstehen 140,00 € mehr Monatsgehalt pro Person. Für 50 genehmigte Erhöhungen sind das 7.000,00 € monatlich beziehungsweise 84.000,00 € jährlich, bevor Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung und weitere Personalkosten berücksichtigt werden.

Freigabe und Übergabe

Die Führungskraft schlägt vor, HR prüft Gleichbehandlung und Budget, die Geschäftsführung genehmigt und die Lohnbuchhaltung setzt die Änderung zum vereinbarten Datum um. Gibt es einen Betriebsrat, prüfst du vorab, ob eine bestehende Betriebsvereinbarung zu Entgeltgrundsätzen oder Leistungsentgelten greift; § 87 Abs. 1 Nr. 10 und 11 BetrVG können die Mitbestimmung auslösen. Das Dashboard aus Abbildung 2 dient der Freigaberunde, die Anleitung aus Abbildung 3 der einheitlichen Anwendung.

Eine Gehaltserhöhung ist nicht nur eine Budgetentscheidung. Die Änderung muss zum Arbeitsvertrag, zu einem anwendbaren Tarifvertrag und zu einer betrieblichen Entgeltordnung passen. Bei Teilzeit ist die Vergütung regelmäßig anteilig zu betrachten; bei einer Erhöhung von 200,00 € monatlich entspricht das 2.400,00 € Jahresbrutto, zuzüglich der Arbeitgeberkosten.

Nachweis und Gleichbehandlung

Ändert sich die Vergütung, muss der Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen nach dem NachwG dokumentieren. § 2 NachwG verlangt Angaben zur Vergütung einschließlich ihrer Zusammensetzung und Fälligkeit; ein Verstoß kann bis zu 2.000,00 € je Verstoß kosten. Die Excel-Zeile ist deshalb kein Ersatz für einen Änderungsvertrag oder einen ordnungsgemäßen Nachweis.

§ 7 AGG verbietet Benachteiligungen unter anderem wegen Geschlecht, Alter, ethnischer Herkunft, Religion, Behinderung oder sexueller Identität. Vergleiche deshalb gleichartige Tätigkeiten und nicht nur die Spalte Leistungsbewertung. Das EntgTranspG gibt Beschäftigten in Betrieben mit regelmäßig mehr als 200 Beschäftigten unter den Voraussetzungen des Gesetzes einen individuellen Auskunftsanspruch; bei 80 Beschäftigten greift diese konkrete Schwelle noch nicht, das Benachteiligungsverbot bleibt aber bestehen.

Mitbestimmung und Datenschutz

Gibt es einen Betriebsrat, können allgemeine Entlohnungsgrundsätze nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG und technische Auswertungen nach Nr. 6 relevant sein. Beschäftigtendaten verarbeitest du nach Art. 6 und Art. 88 DSGVO sowie § 26 BDSG zweckgebunden und mit Zugriffsschutz. Eine ungeschützte Datei mit 80 Gehältern ist kein geeigneter Versandweg; DSGVO-Verstöße können bis zu 20.000.000,00 € oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes betragen.

Für die interne Freigabe und den geschützten Zugriff auf Vergütungsdaten bietet sich eine Gehaltsband-Vorlage an.

Der teuerste Fehler ist eine Gehaltsrunde ohne dokumentierte Vergleichslogik. Wenn zwei Beschäftigte mit gleicher Tätigkeit und vergleichbarer Leistung unterschiedlich behandelt werden, kann der Arbeitgeber die Differenz nicht mit dem Satz begründen, die Führungskraft habe eben anders entschieden. Bei 250,00 € monatlicher Differenz entstehen für eine betroffene Person 3.000,00 € Jahresbrutto; bei fünf Personen sind es 15.000,00 € pro Jahr, bevor Prozess- und Nachzahlungskosten hinzukommen.

Prozent und Euro nicht verwechseln

In der Praxis habe ich mehrfach erlebt, dass 4 % als 4,00 € oder als monatlicher Pauschalbetrag verstanden wurden. Bei 6.200,00 € Monatsbrutto sind 4 % genau 248,00 € monatlich und 2.976,00 € jährlich. Die Spalten Vorgeschlagene Erhöhung (%), Erhöhungsbetrag (€) und Neues Gehalt (€) in Abbildung 1 zwingen zur Kontrolle dieser drei Größen.

Ein zweiter Fehler ist die Freigabe ohne Budgetstatus. Wenn 30 Personen mit 5.000,00 € Monatsbrutto jeweils 6 % erhalten, kostet die Runde 9.000,00 € zusätzlich pro Monat und 108.000,00 € im Jahr. Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung erhöhen die tatsächliche Belastung weiter; das Dashboard muss deshalb als Planungswert und nicht als vollständige Lohnabrechnung verstanden werden.

Fehlende Nachweise nach der Entscheidung

Eine Markierung Genehmigt mit Ja beweist noch keinen Änderungsvertrag. Wird die Gehaltserhöhung nicht mit Wirksamkeitsdatum und neuer Vergütung nachgewiesen, droht ein Verstoß gegen § 2 NachwG bis 2.000,00 € je Fall. Die saubere Reihenfolge lautet daher: Vorschlag, Gleichbehandlungsprüfung, Betriebsratsprüfung sofern erforderlich, Genehmigung, Änderungsnachweis und erst danach Übergabe an die Lohnbuchhaltung.

Die saubere Übergabe an die Lohnbuchhaltung passt dann auch zur Provisionsabrechnung, in der Wirksamkeitsdatum, Vergütung und Nachweis nachvollziehbar zusammengeführt werden.

Bei 80 Beschäftigten kostet die monatliche manuelle Prüfung von Namen, Gehältern, Abteilungen und Freigabeständen schnell sechs Stunden. Mit einer zentral gepflegten Planungstabelle und festen Eingabefeldern sinkt die Kontrolle auf etwa zwei Stunden, wenn keine individuellen Nachverhandlungen hinzukommen. Für mehr als 100 bis 150 Beschäftigte ist eine HR-Software der Excel-Lösung vorzuziehen, weil Versionierung, Rollenrechte und die Übergabe an die Lohnabrechnung sonst zum Engpass werden.

Formeln gezielt einsetzen

Wenn du die Datei erweiterst, kannst du Stammdaten aus einem separaten Blatt mit SVERWEIS anhand der Personalnummer übernehmen. Für die Auswertung nach Status eignet sich ZÄHLENWENN, für die Addition genehmigter Erhöhungsbeträge SUMMEWENN und für eine Statuslogik WENN. In der deutschen Excel-Version trennst du Argumente mit Semikolon, zum Beispiel WENN(M4="Ja";"freigegeben";"offen").

• Abteilungsbudget: SUMMEWENN nach Abteilung und Genehmigt-Status.
• Offene Fälle: ZÄHLENWENN für den Wert Offen.
• Stammdatenabgleich: SVERWEIS über die Spalte Nr.

Für DATEV oder die Lohnbuchhaltung exportierst du nur freigegebene Datensätze mit Personalnummer, Wirksamkeitsdatum, altem und neuem Bruttogehalt. Gehaltsdaten gehören nicht unverschlüsselt in einen allgemeinen E-Mail-Verteiler; bei 80 Beschäftigten lohnt sich eine geschützte Ablage mit klaren Bearbeitungsrechten deutlich mehr als eine zusätzliche manuelle Kopie.