Kostenlose Excel-Vorlagen für die Personalarbeit
HR-Vorlagen, die einer Prüfung standhalten — und Ihnen Zeit sparen
Eine fehlerhafte Vorlage kostet Sie im Ernstfall eine Abmahnung, ein Bußgeld oder den Termin vor dem Arbeitsgericht. Unsere Excel-Vorlagen für die Personalarbeit sind am deutschen Arbeitsrecht ausgerichtet — ArbZG, BUrlG, Nachweisgesetz und DSGVO inklusive. Von der Personalakte über den Überstundenrechner bis zur Kompetenzmatrix: fertig eingerichtet, herunterladen und rechtssicher loslegen.
Vorlagen nach Kategorie
Finde die passende Vorlage für deine Arbeit. Jede Kategorie enthält Dateien für die spezifischen Anforderungen deiner Branche.
Personalarbeit, die einer Prüfung standhält
Eine generische Vorlage aus dem Netz kennt weder das ArbZG noch das BUrlG. Diese Vorlagen sind für die deutsche Personalpraxis gebaut — damit Ihre Dokumentation einer Betriebsprüfung und dem Arbeitsgericht standhält.
Rechtssicher nach deutschem Arbeitsrecht
Arbeitszeiten nach ArbZG, Urlaubsansprüche mit den 20 Mindesttagen nach BUrlG, Pflichtangaben nach dem Nachweisgesetz: Die Vorlagen sind so aufgebaut, dass Ihre Dokumentation einer Prüfung standhält und teure Abmahnungen vermeidet.
Für die Personalpraxis gebaut
Entstanden im Mittelstand, nicht am Reißbrett. Mitarbeitergespräch, Kompetenzmatrix, Personalakte, Onboarding-Checkliste und Fehlzeitenquote bilden ab, was eine Personalabteilung wirklich braucht — ohne Felder, die niemand pflegt.
DSGVO-konform für Mitarbeiterdaten
Personaldaten unterliegen § 26 BDSG und der DSGVO. Die Vorlagen erheben nur, was für den Zweck nötig ist, und liegen auf Ihrem eigenen Rechner statt in einer fremden Cloud — Sie behalten die volle Kontrolle über sensible Beschäftigtendaten.
Sofort einsatzbereit
Jede Formel, vom Überstundenrechner bis zur Fehlzeitenquote, ist vor der Veröffentlichung geprüft. Herunterladen, Mitarbeiterdaten eintragen, fertig — in Excel, Google Sheets oder LibreOffice Calc, ohne Schulung und ohne Lizenzkosten.
Das fragen uns Personalverantwortliche
Bevor Sie eine Vorlage in der Personalabteilung einsetzen — hier die Fragen, die uns am häufigsten erreichen
Wir richten die Vorlagen an den einschlägigen Gesetzen aus: Arbeitszeiten und Pausen folgen dem ArbZG (max. 8, in Ausnahmen 10 Stunden täglich), Urlaubsansprüche dem BUrlG (mindestens 20 Tage bei der 5-Tage-Woche) und Arbeitsverträge den Pflichtangaben des Nachweisgesetzes. So vermeiden Sie Lücken, die in einer Prüfung oder vor dem Arbeitsgericht teuer werden. Ihren konkreten Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung ersetzt das nicht — die Vorlagen sind so gebaut, dass Sie sie daran anpassen können.
Personaldaten sind besonders geschützt (Art. 9 DSGVO, § 26 BDSG). Der Vorteil einer Excel-Vorlage: Die Datei liegt auf Ihrem eigenen Rechner oder Server, nicht in einer fremden Cloud — nichts wird an uns übertragen. Sie sollten die Datei zugriffsgeschützt ablegen, nur die für den Zweck erforderlichen Daten erheben (Datenminimierung) und Löschfristen beachten. Die Vorlagen sind genau darauf ausgelegt und fragen keine überflüssigen Felder ab.
Dafür sind sie gemacht. Arbeitszeit- und Überstundennachweise sind so strukturiert, dass sie die nach ArbZG geforderte Aufzeichnung erfüllen, und Sie können sie revisionssicher als PDF archivieren. Bei einer Prüfung durch Zoll, Rentenversicherung oder Finanzamt zeigen Sie eine nachvollziehbare, lückenlose Dokumentation statt loser Zettel. Achten Sie auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen — Lohnunterlagen sind in der Regel mehrere Jahre aufzubewahren.
Ja. Die Vorlagen enthalten die gesetzlichen Mindeststandards (BUrlG, ArbZG, MiLoG), aber Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen gehen oft darüber hinaus — etwa mehr Urlaubstage, kürzere Wochenarbeitszeit oder Zuschläge. Felder wie Urlaubsanspruch, Wochenstunden oder Stundensatz sind frei editierbar, sodass Sie Ihre tariflichen Werte eintragen. Bestehen ein Betriebsrat oder Mitbestimmungsrechte nach BetrVG, binden Sie diesen wie gewohnt ein.
Ja. Alle Dateien sind im Format .xlsx und öffnen sich in Excel 2016 und neuer, Microsoft 365, Google Sheets sowie LibreOffice Calc — auch auf dem Mac. Formeln, Formatierung und Auswertungen bleiben erhalten. Bei besonders sensiblen Personaldaten empfehlen wir die lokale Bearbeitung statt eines Cloud-Dienstes, damit Sie die Datenhoheit nach DSGVO behalten.
Bringen Sie Rechtssicherheit in Ihre Personalarbeit
Vom Mitarbeitergespräch über den Überstundenrechner bis zur Kompetenzmatrix: Wählen Sie die Vorlage, die zu Ihrem Fall passt, tragen Sie Ihre Daten ein und dokumentieren Sie Ihre Personalprozesse so, dass sie einer Prüfung standhalten.
Sofort herunterladen, ohne Anmeldung, ohne versteckte Kosten