bAV Übersicht Excel - Kostenlose Vorlage

1. Öffne das Tabellenblatt Datenübersicht und lege für jede versorgte Person eine eindeutige Mitarbeiter-ID an. Verwende keine private Versicherungsnummer als interne ID.
2. Trage Name, Abteilung, Standort, Eintrittsdatum, Geburtsdatum und Durchführungsweg ein. Prüfe insbesondere, ob der Durchführungsweg tatsächlich Direktversicherung, Pensionskasse oder eine andere Vertragsform ist.
3. Erfasse das monatliche Bruttogehalt und die monatliche Entgeltumwandlung in Euro. Übernimm die Werte aus der aktuellen Entgeltvereinbarung oder dem Änderungsantrag, nicht aus einer alten Abrechnung.
4. Kontrolliere die berechneten Spalten AG-Zuschuss 15 %, Gesamtbeitrag monatlich, Gesamtbeitrag jährlich und Betriebszugehörigkeit. Bei 150,00 € Entgeltumwandlung ergeben 15 % Zuschuss 22,50 € und insgesamt 172,50 € monatlich.
5. Prüfe das Feld Unverfallbar (≥3J.) gegen Eintrittsdatum, Vertragsbeginn und Finanzierungsart. Eine Entgeltumwandlung ist anders zu behandeln als ein rein arbeitgeberfinanzierter Anspruch.
6. Aktualisiere Vertragsstatus und Fördersatz-Information nach jeder Änderung. Dokumentiere die zugrunde liegende Vereinbarung zusätzlich in der Personalakte beziehungsweise in der geschützten bAV-Akte.
7. Wechsle anschließend zum Dashboard und vergleiche Mitarbeiterbestand, Beiträge und Status mit der Lohnbuchhaltung. Nutze das Tabellenblatt Anleitung für die Feldlogik und ändere keine berechneten Zellen ohne vorherige Sicherung.

In einem mittelständischen Betrieb mit 80 Beschäftigten stößt die Personalabteilung die Aktualisierung der bAV-Übersicht jeweils vor dem Monatsabschluss an. Die Lohnbuchhaltung liefert die aktuellen Entgeltumwandlungen, während die Führungskräfte nur Änderungen wie Eintritt, Austritt oder Abteilungswechsel melden. In der Datenübersicht erhält jede Person eine Mitarbeiter-ID wie MA-1001; die Vertragsdaten bleiben dadurch auch bei Namensänderungen zuordenbar.

Das Tabellenblatt Datenübersicht (Abbildung 1) ist als breite Tabelle mit 16 Spalten aufgebaut. Die türkisfarbene Kopfzeile reicht von Mitarbeiter-ID, Name und Abteilung über Eintritts- und Geburtsdatum bis zu Durchführungsweg, Bruttogehalt und Entgeltumwandlung. Gelb hinterlegte Eingabefelder kennzeichnen die Werte, die du aus Entgeltumwandlungsvereinbarung und Versicherungsunterlagen übernimmst; berechnete Beitragsfelder solltest du nicht überschreiben.

Monatlicher Abgleich mit der Lohnabrechnung

Bei 20 Beschäftigten mit jeweils 150,00 € Entgeltumwandlung berechnet die Vorlage je Person 22,50 € Zuschuss und 172,50 € Gesamtbeitrag. Für den Betrieb sind das 3.450,00 € monatlich beziehungsweise 41.400,00 € jährlich. Diese Summe vergleichst du vor dem Abrechnungslauf mit den Beitragslisten des Versicherers und der Sozialversicherung.

Nach einem Eintritt pflegst du zuerst Stammdaten und Vertragsstatus, danach die Beitragshöhe. Nach einem Austritt setzt du den Status nicht einfach auf beendet, sondern stimmst Abrechnung, Abmeldung und Informationen zur Anwartschaft ab. Das Dashboard (Abbildung 2) dient der Kontrolle; die Anleitung (Abbildung 3) erklärt die vorgesehene Nutzung der drei Blätter.

Nach § 1a Abs. 1a BetrAVG muss der Arbeitgeber bei einer Entgeltumwandlung grundsätzlich 15 % des umgewandelten Entgelts als Zuschuss weiterleiten, soweit er dadurch Sozialversicherungsbeiträge spart. Die Vorlage rechnet pauschal mit 15 %. Bei 200,00 € Entgeltumwandlung erscheinen deshalb 30,00 € Zuschuss und 230,00 € Gesamtbeitrag; ob die tatsächliche Ersparnis den Zuschuss vollständig trägt, muss die Lohnabrechnung prüfen.

Zwei Unverfallbarkeitsregeln getrennt betrachten

Für arbeitgeberfinanzierte Anwartschaften gilt die gesetzliche Unverfallbarkeit nach § 1b Abs. 1 BetrAVG grundsätzlich, wenn die Zusage mindestens drei Jahre bestanden hat und die versorgungsberechtigte Person das 21. Lebensjahr vollendet hat. Die Datenübersicht markiert deshalb den Schwellenwert ≥3J. Diese Markierung ist eine Prüfhilfe und keine abschließende Vertragsauskunft.

Bei durch Entgeltumwandlung erworbenen Anwartschaften greift § 1b Abs. 5 BetrAVG grundsätzlich sofortige Unverfallbarkeit. Genau hier passieren in der Praxis teure Fehlentscheidungen: Ein Betrieb mit fünf Austritten und je 4.000,00 € Arbeitgeberbeiträgen darf nicht automatisch alle Ansprüche als verfallen behandeln. Die Finanzierungsart und die konkrete Versorgungszusage müssen getrennt dokumentiert werden.

Steuer, Entgeltabrechnung und Informationspflicht

Die steuerliche Behandlung der Beiträge richtet sich regelmäßig nach § 3 Nr. 63 EStG; die sozialversicherungsrechtliche Behandlung hängt von den jeweils geltenden Grenzen und der Entgeltabrechnung ab. Der Fördersatz (Info) im Blatt ist daher keine verbindliche Steuerberechnung. Die Lohnbuchhaltung muss die Werte vor der Übernahme prüfen und die Abrechnung nachvollziehbar aufbewahren.

Bei einer Entgeltumwandlung braucht der Arbeitnehmer außerdem eine klare Vereinbarung über Höhe, Beginn und Durchführungsweg. Der Arbeitgeberzuschuss darf nicht nur im Excel-Feld stehen, sondern muss sich aus Vertrag, Änderungsvereinbarung oder Versorgungsordnung ergeben.

Der Arbeitgeberzuschuss sollte daher in ein Vergütungsmodell eingebettet sein, damit Höhe, Beginn und Durchführungsweg eindeutig dokumentiert bleiben.

Der teuerste Fehler ist ein falscher Zuschuss. Rechnet ein Betrieb bei 30 Personen jeweils 180,00 € Entgeltumwandlung nur mit 10 % statt mit 15 %, fehlen monatlich 270,00 €: 30 × 180,00 € × 5 %. Über 24 Monate sind das 6.480,00 € zuzüglich möglicher Korrekturen in Lohnabrechnung und Versorgung. Die eigene Spalte AG-Zuschuss 15 % macht die Abweichung sichtbar, ersetzt aber keine Prüfung der tatsächlichen Sozialversicherungsersparnis.

Unverfallbarkeit nicht aus dem Eintrittsdatum ableiten

Ein weiterer Fehler entsteht, wenn der Betrieb drei Jahre Betriebszugehörigkeit mit drei Jahren Vertragslaufzeit verwechselt. Beginnt eine Person am 01.04.2023, wird die Drei-Jahres-Grenze am 01.04.2026 erreicht; bei einem Arbeitgeberbeitrag ist zusätzlich das Mindestalter von 21 Jahren nach § 1b Abs. 1 BetrAVG zu beachten. Wer einen Anspruch trotz erfüllter Voraussetzungen streicht, riskiert Streit über die Anwartschaft und spätere Versorgungsschäden.

Umgekehrt darf eine Entgeltumwandlung nicht wie ein freiwilliger Arbeitgeberbonus behandelt werden. Bei einem Austritt nach 14 Monaten kann die umgewandelte Anwartschaft bereits geschützt sein. In der Vorlage müssen deshalb Durchführungsweg, Vertragsstatus und Finanzierungsart zusammen mit der Personalakte geprüft werden.

Verträge, Datenschutz und Betriebsrat

Die Excel-Liste ist keine Versorgungsordnung. Fehlen Vereinbarungen zu Beginn, Beitrag, Anpassungen oder Anbieter, kann die Personalabteilung die Daten zwar vollständig erfassen, aber keinen unklaren Vertrag heilen. Bei 80 Beschäftigten mit je zwei Änderungen im Jahr entstehen 160 Änderungsfälle; eine einzige überschriebenen Formel kann dann den Abgleich mit dem Versicherer verfälschen.

Beiträge und Geburtsdaten sind Beschäftigtendaten. Ihre Verarbeitung braucht eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 und Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG; Zugriff sollten nur HR, Lohnbuchhaltung und berechtigte Führungskräfte erhalten. Existiert ein Betriebsrat, sind Regelungen zu Entgeltgrundsätzen und technischen Kontrollmöglichkeiten nach § 87 BetrVG zu prüfen, bevor die Datei als verbindliches Verfahren eingesetzt wird.

Bis etwa 50 Beschäftigte lässt sich eine bAV-Bestandsübersicht mit klaren Eingaberegeln gut in Excel führen. Bei 80 Personen und monatlich zehn Vertragsänderungen wird die manuelle Kontrolle jedoch schnell zum Engpass: Jede Änderung muss in Datenübersicht, Lohnabrechnung und Anbieterdatei übereinstimmen. Excel bleibt dann als Kontrollregister sinnvoll, aber nicht als alleinige Vertrags- oder Abrechnungslösung.

Formeln gezielt statt doppelt erfassen

Die Beitragslogik gehört in die berechneten Spalten: Der Zuschuss wird aus der Entgeltumwandlung mit 15 % abgeleitet, der Gesamtbeitrag addiert Zuschuss und Umwandlung, der Jahreswert multipliziert den Monatswert mit 12. Für spätere Auswertungen kannst du Mitarbeiterdaten über SVERWEIS aus einer Stammdatentabelle holen und mit SUMMEWENN die jährlichen Beiträge je Abteilung bilden.

• WENN kann den Unverfallbarkeitsstatus anhand der erreichten Drei-Jahres-Grenze kennzeichnen.
• ZÄHLENWENN zählt aktive Verträge oder offene Statuswerte im Dashboard.
• SUMMEWENN addiert Beiträge für Vertrieb, Produktion oder einzelne Standorte.

Bei 80 Beschäftigten kostet die monatliche manuelle Zusammenstellung von sechs Kennzahlen realistisch rund vier Stunden. Mit gepflegten Stammdaten, SVERWEIS und SUMMEWENN kann die Kontrolle auf etwa 90 Minuten sinken; die eingesparten 2,5 Stunden pro Monat entsprechen bei kalkulatorischen 35,00 € Personalkosten rund 1.050,00 € pro Jahr.

Übergabe an DATEV oder eine HR-Software

Für die Lohnbuchhaltung sollte ein unveränderter Export mit Mitarbeiter-ID, Beitragsmonat, Umwandlung, Zuschuss und Gesamtbeitrag entstehen. Vor einer DATEV- oder HR-Software-Anbindung testest du mindestens zwölf Monatsfälle einschließlich Eintritt, Austritt und Beitragsänderung. Meine klare Präferenz: Excel als geprüfte Kontrollübersicht bis etwa 50 Beschäftigte, ab 80 Beschäftigten eine HR- oder bAV-Verwaltung mit Protokollierung und Schnittstelle; die Excel-Datei bleibt dann für Plausibilitätskontrollen.

Zur sauberen Lohnbuchhaltung gehört auch die Sachbezugsberechnung, sobald über die DATEV- oder HR-Anbindung nicht nur der Beitrag, sondern auch geldwerte Vorteile korrekt mitlaufen sollen.