Stellenplan Excel - Kostenlose Vorlage

1. Öffne das Tabellenblatt Stellenplan und prüfe zunächst die vorhandenen Beispielzeilen. Lege für jede genehmigte oder geplante Position eine eigene Stellen-ID an, etwa ST-009.
2. Trage Abteilung, Stellenbezeichnung, Mitarbeiter, Standort und Eintrittsdatum ein. Bei einer offenen Position verwendest du im Mitarbeiterfeld beispielsweise Vakant und lässt das Eintrittsdatum leer, bis die Besetzung feststeht.
3. Erfasse den Beschäftigungsgrad als Prozentwert und die Planstellen als FTE. Eine halbe Stelle wird mit 50 % und 0,5 FTE abgebildet; eine Vollzeitstelle mit 100 % und 1,0 FTE.
4. Pflege besetzte Stellen, vakante Stellen, Jahresgehalt, Gehaltsband und Status. Kontrolliere, dass die FTE-Werte zusammenpassen: Bei 3,0 Planstellen und 2,0 besetzten FTE müssen 1,0 vakante FTE verbleiben.
5. Prüfe die Summen und Kennzahlen im Dashboard. Vergleiche dabei nicht nur die Anzahl der Personen, sondern vor allem Planstellen und FTE, weil Teilzeit sonst den Personalbedarf verfälscht.
6. Nutze das Tabellenblatt Anleitung als interne Arbeitsanweisung. Lege vor jeder größeren Änderung eine Kopie mit Datum an und beschränke den Bearbeitungskreis auf HR und die zuständigen Führungskräfte.
7. Stimme den fertigen Stellenplan mit der Geschäftsführung und – falls vorhanden – dem Betriebsrat ab. Übertrage freigegebene Änderungen anschließend in die Personal- oder Lohnbuchhaltung und dokumentiere die Freigabe.

In einem mittelständischen Betrieb mit 80 Beschäftigten sollte der Stellenplan nicht erst zur Budgetrunde entstehen. Die Personalabteilung pflegt ihn monatlich, die Führungskräfte melden Änderungen und die Geschäftsführung genehmigt neue oder wegfallende Positionen. Ein sinnvoller Stichtag ist der letzte Arbeitstag des Monats; so stimmen Stellenplan, Personalbestand und Kostenstellenbericht besser überein.

Ein Maschinenbauer mit 80 Beschäftigten als Beispiel

Beim Maschinenbauer Nordwerk arbeiten vier Abteilungen an drei Standorten. Die HR-Verantwortliche trägt im Tabellenblatt Stellenplan jede genehmigte Position mit der Stellen-ID ST-001 bis ST-080 ein. In den Spalten Abteilung, Stellenbezeichnung und Standort erkennt sie beispielsweise, dass zwei Facharbeiter in Hamburg fehlen, während der Vertrieb in Berlin eine zusätzliche Stelle mit 1,0 FTE beantragt.

Die Führungskraft meldet eine Teilzeitbesetzung nicht als eine voll besetzte Person. Bei einer Planstelle von 1,0 FTE und einer Besetzung mit 75 % muss die Differenz von 0,25 FTE sichtbar bleiben. Genau deshalb stehen Beschäftigungsgrad, Planstellen (FTE), besetzte Stellen (FTE) und vakante Stellen (FTE) getrennt in der Tabelle. Abbildung 1 zeigt diese Spaltenfolge und die gelb hinterlegten Eingabefelder.

Vom Einzelbedarf zur Freigabe

Eine neue Position wird zunächst mit Stellen-ID, Abteilung, Standort, Jahresgehalt und Status als geplant erfasst. Die Geschäftsführung entscheidet, ob das Budget ausreicht; bei einem Jahresgehalt von 52.000 € und vier beantragten Positionen beträgt der zusätzliche Planwert 208.000 €.

Nach der Freigabe informiert HR die Lohnbuchhaltung über die geplante Besetzung, führt aber keine Abrechnung im Stellenplan durch. Das Tabellenblatt Dashboard dient der Übersicht, während die Anleitung als interne Pflegehilfe verwendet wird. Abbildung 2 zeigt die verdichtete Auswertung; Abbildung 3 verweist auf die Nutzungshinweise. Änderungen gehören zusätzlich in den jeweiligen Freigabeprozess und bei personenbezogenen Daten in die geschützte Personalakte.

Ein Stellenplan ist eine Organisations- und Budgetübersicht, aber er berührt mehrere Rechte des BetrVG. Nach § 92 BetrVG muss der Arbeitgeber den Betriebsrat über Personalplanung, deren gegenwärtigen und künftigen Bedarf sowie geplante Maßnahmen rechtzeitig und umfassend unterrichten. Ein finaler Stellenplan darf deshalb nicht als fertige Entscheidung präsentiert werden, wenn die Personalplanung noch Gegenstand der Beratung ist.

Wann Mitbestimmung hinzukommt

Die reine Anzahl von Planstellen löst nicht automatisch bei jeder Änderung ein Mitbestimmungsrecht aus. Werden mit der Planung aber Arbeitszeit, Schichtmodelle, Urlaubsgrundsätze oder technische Einrichtungen zur Überwachung verändert, greift § 87 Abs. 1 BetrVG. Bei 12 neuen Produktionsstellen im Drei-Schicht-Betrieb kann daher neben § 92 BetrVG auch die zwingende Mitbestimmung zur Arbeitszeit nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 relevant werden.

Für eine Auswahlentscheidung gilt außerdem das AGG. Eine Stellenbezeichnung und ein Gehaltsband dürfen nicht an Geschlecht, Alter, Herkunft, Religion, Behinderung oder sexuelle Identität anknüpfen. Nach § 7 AGG ist eine Benachteiligung verboten; bei einem Verstoß können nach § 15 AGG Schadensersatz und Entschädigung entstehen. Ein Gehaltsband von 42.000 bis 48.000 € sollte daher sachlich begründet sein und für vergleichbare Tätigkeiten gleich angewendet werden.

Datenschutz und Nachweis

In der Spalte Mitarbeiter stehen Beschäftigtendaten. Ihre Verarbeitung muss sich auf Art. 6 DSGVO und im Beschäftigungskontext auf § 26 BDSG stützen; Zweckbindung und Datenminimierung gelten auch für Excel-Dateien. Speichere deshalb nicht mehr personenbezogene Angaben als für den Stellenplan nötig und versende die Datei nicht unverschlüsselt an einen großen Verteiler. Ein Verstoß gegen die DSGVO kann theoretisch bis zu 20 Mio. € oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes kosten.

Der Stellenplan ersetzt außerdem nicht den Arbeitsvertrag oder den Nachweis nach dem NachwG. Seit § 4 NachwG können Verstöße bis zu 2.000 € je Verstoß kosten. Für die Planung ist Excel zweckmäßig; für die verbindliche Dokumentation von Arbeitsbedingungen und die Beteiligung des Betriebsrats brauchst du separate, nachvollziehbare Unterlagen.

Für die laufende Personalsteuerung gehört dazu oft eine Kennzahlenvorlage fürs Recruiting, damit Besetzungsdauer, Kosten und Besetzungsquote neben dem Stellenplan sauber ausgewertet werden.

Der teuerste Fehler im Stellenplan ist eine scheinbar besetzte Stelle, die tatsächlich nur teilweise abgedeckt ist. Wird eine 1,0-FTE-Position mit einer Person zu 60 % besetzt und im Plan trotzdem als vollständig besetzt geführt, fehlen 0,4 FTE. Bei 48.000 € Jahresgehalt entspricht diese Lücke einem zusätzlichen Kapazitätsbedarf von 19.200 € pro Jahr, bevor Recruiting- oder Einarbeitungskosten entstehen.

Falsche FTE statt falscher Kopfzahl

In einem Betrieb mit 20 Planstellen können 24 Personen arbeiten, wenn viele in Teilzeit beschäftigt sind. Wer nur Köpfe zählt, meldet möglicherweise 20 besetzte Stellen, obwohl tatsächlich nur 17,5 FTE vorhanden sind. Die Spalten Beschäftigungsgrad, Planstellen (FTE), besetzte Stellen (FTE) und vakante Stellen (FTE) verhindern diesen Fehler nur dann, wenn HR die Werte monatlich gegen Arbeitsverträge und Änderungsvereinbarungen prüft.

Besonders riskant ist eine vakante Position ohne Status. Bleibt eine Stelle mit Mitarbeitername und altem Eintrittsdatum stehen, kann die Geschäftsführung ein Budget freigeben, das längst anderweitig verwendet wird. Bei sechs unklaren Vakanzen mit durchschnittlich 45.000 € Jahresgehalt geht es um 270.000 € gebundenes Planbudget. Die Statusspalte sollte deshalb nur vereinbarte Werte wie geplant, besetzt oder vakant enthalten und bei jeder Personalbewegung aktualisiert werden.

Gehaltsband und Gleichbehandlung

Ein weiterer Fehler ist, Jahresgehalt und Gehaltsband unabhängig voneinander zu pflegen. Liegt das eingetragene Jahresgehalt von 58.000 € außerhalb des vorgesehenen Bands von 45.000 bis 52.000 €, muss HR die Abweichung vor der Genehmigung klären. Sonst entstehen interne Vergütungsunterschiede und bei vergleichbaren Tätigkeiten ein unnötiges Risiko nach dem EntgTranspG und dem AGG.

Auch rückwirkende Änderungen ohne Versionsstand sind problematisch. Bei einer Prüfung lässt sich dann nicht mehr zeigen, wann eine Stelle genehmigt, besetzt oder gestrichen wurde. Führe deshalb Monatskopien und einen Freigabenachweis. Die Vorlage macht Abweichungen sichtbar; sie ersetzt aber keine verbindliche Stellenbewertung, keine Betriebsratsdokumentation und keine Prüfung der konkreten Vergütung.

Bis etwa 50 Beschäftigte ist eine sauber gepflegte Excel-Datei häufig schneller als ein schweres HR-System. Bei 80 Beschäftigten mit monatlich zehn Änderungen steigt die manuelle Kontrolle jedoch deutlich: Wenn jede Änderung einschließlich Abgleich rund fünf Minuten dauert, entstehen 50 Minuten pro Monat allein für die Aktualisierung. Mit standardisierten Stellen-IDs, Formeln und einer festen Importstruktur lässt sich dieser Aufwand auf etwa 20 Minuten reduzieren.

Formeln für wiederkehrende Auswertungen

Im Tabellenblatt Stellenplan können zusätzliche Auswertungsbereiche mit deutschen Excel-Funktionen arbeiten. SVERWEIS holt beispielsweise zu einer Stellen-ID die Abteilung oder das Jahresgehalt aus der Stammtabelle. WENN kennzeichnet eine Position als vakant, wenn der Mitarbeiter den Wert Vakant trägt; SUMMEWENN addiert die FTE oder Gehaltswerte je Abteilung. Achte auf das deutsche Argumenttrennzeichen Semikolon, etwa WENN(D2="Vakant";"offen";"besetzt").

Für die Kontrolle von Statuswerten eignet sich ZÄHLENWENN. Bei 80 Zeilen zeigt ZÄHLENWENN(N3:N82;"vakant") die Zahl der offenen Positionen. Für den durchschnittlichen Beschäftigungsgrad kannst du MITTELWERT verwenden; bei 80 Beschäftigungsgraden von zusammen 7.200 % ergibt sich ein Mittelwert von 90 %.

Übergabe an DATEV oder HR-Software

Das Dashboard ist für die Planung geeignet, aber nicht automatisch eine Schnittstelle zu DATEV oder einem HR-System. Lege für eine Übergabe eine feste Spaltenlogik fest: Stellen-ID, Kostenstelle, FTE, Jahresgehalt, Eintrittsdatum und Status. Vor dem Import prüft HR 80 Datensätze auf doppelte IDs, fehlende Eintrittsdaten und unplausible Kombinationen wie 0,0 Planstellen bei 1,0 besetzten FTE.

• Bis 50 Beschäftigte: Excel mit Monatsversionen und klaren Verantwortlichkeiten.
• Ab etwa 50 bis 100 Beschäftigten: geschützte Stammdaten, definierte Freigabe und automatisierte Prüfspalten.
• Bei mehreren Standorten oder täglichen Änderungen: HR-Software mit Rollenrechten und Protokollierung.

Meine klare Präferenz lautet: Excel für überschaubare Planung, ein System für laufende Stammdatenpflege. So bleibt der Stellenplan flexibel, ohne ihn mit Funktionen zu überladen, die eine Personalsoftware zuverlässiger erledigt.

Für die laufende Stammdatenpflege ergänzen Kennzahlen zur Personalplanung den Stellenplan um die passenden Auswertungen.