Time to Hire Excel - Kostenlose Vorlage

1. Schritt 1 — Öffne das Tabellenblatt Stammdaten & Hinweise und prüfe die Abteilungen, Zielzeiten, Statuswerte, Absagegründe und Recruiting-Kanäle. Ändere die vorhandenen Werte nur nach einem einheitlichen Prozessbeschluss.
2. Schritt 2 — Trage im Blatt Bewerbungen pro Vorgang eine eindeutige Bewerbungs-ID, die Stelle, Abteilung, Standort und den Recruiting-Kanal ein. Die Auswahllisten beziehen ihre Werte aus den Stammdaten.
3. Schritt 3 — Erfasse Genehmigungsdatum, Bewerbungseingang, Erstgespräch, Fachinterview, Zusagedatum und Eintrittsdatum als echte Excel-Daten im Format DD.MM.YYYY.
4. Schritt 4 — Setze den Status auf Eingestellt, Abgesagt oder In Bearbeitung. Bei einer Absage dokumentierst du zusätzlich den passenden Absagegrund und vermeidest freie, nicht auswertbare Varianten.
5. Schritt 5 — Prüfe die berechneten Spalten Zielzeit in Tagen, Time to Hire in Tagen, Time to Fill in Tagen und Ziel erreicht?. Leere Datumsfelder führen bewusst zu leeren Ergebnissen.
6. Schritt 6 — Öffne Auswertung und kontrolliere die Gesamtkennzahlen, die Abteilungstabelle, die Recruiting-Kanäle und die Monatswerte. Nutze die drei vorhandenen Diagramme als Gesprächsgrundlage für Recruiting-Maßnahmen.
7. Schritt 7 — Speichere nur die erforderlichen Bewerberdaten, beschränke den Zugriff und archiviere abgeschlossene Auswertungen nach der internen Datenschutz- und Löschregel.

In einem Mittelständler mit 80 Beschäftigten beginnt die Auswertung nicht erst im Monatsbericht, sondern bei der genehmigten Vakanz. Die Führungskraft meldet die Stelle an HR, HR vergibt beispielsweise BEW-2026-001 und trägt im Blatt Bewerbungen den Eingang am 12.01.2026, die Zusage am 10.02.2026 und den Eintritt am 01.03.2026 ein. Daraus entstehen 29 Tage Time to Hire und 55 Tage Time to Fill.

Welche Daten HR laufend pflegt

Die Personalabteilung aktualisiert die Zeile nach jedem Prozessschritt: Erstgespräch, Fachinterview, Zusage und Eintritt. Für Abteilung, Status, Absagegrund und Recruiting-Kanal nutzt sie die vorgegebenen Listen; dadurch zählt StepStone nicht einmal als Step Stone und einmal als StepStone. Die vorbereiteten Zeilen 2 bis 101 bilden 100 mögliche Vorgänge ab.

Abbildung 1 zeigt das Tabellenblatt Bewerbungen mit 20 Spalten von Bewerbungs-ID bis Bemerkung. Die berechneten Spalten P bis S stehen neben den Eingabefeldern: Die Zielzeit wird aus Stammdaten & Hinweise übernommen, Q berechnet die Time to Hire, R die Time to Fill und S den Zielvergleich.

Vom Vorgang zum Monatsgespräch

Zum Monatsabschluss prüft HR offene Zeilen mit dem Status In Bearbeitung und bespricht überfällige Prozesse mit der Führungskraft. Im Blatt Auswertung landen die Gesamtwerte, Abteilungswerte und Recruiting-Kanal-Zählungen automatisch. Abbildung 2 zeigt die Kennzahlentabelle, die Vergleichstabellen und die drei vorhandenen Diagramme; Abbildung 3 zeigt das Blatt Stammdaten & Hinweise mit Zielzeiten und Listenwerten.

Bei 12 Einstellungen und durchschnittlich 32 Tagen Time to Hire kann die Geschäftsführung gezielt fragen, ob Freigaben, Interviews oder die Zusage verzögern. Die Vorlage misst die Dauer, beweist aber nicht allein die Qualität einer Auswahlentscheidung.

Die Datei verarbeitet Bewerber- und teilweise Beschäftigtendaten. Für die Verarbeitung im Beschäftigungskontext ist DSGVO Art. 6 in Verbindung mit Art. 88 und BDSG § 26 maßgeblich; für Bewerbungen muss die Personalabteilung den konkreten Zweck dokumentieren und Daten auf das Erforderliche begrenzen.

Nur notwendige Felder erfassen

Bewerbungs-ID, Stelle, Abteilung, Prozessdaten und Status sind für eine Time-to-Hire-Auswertung regelmäßig näher am Zweck als ausführliche Notizen über persönliche Lebensumstände. Die Spalte Bewerber/in enthält dennoch ein personenbezogenes Datum. Personalnummern gehören nur hinein, wenn sie für den festgelegten Auswertungszweck wirklich benötigt werden.

Abbildung 3 weist ausdrücklich auf Vertraulichkeit und Datenminimierung hin. Eine Excel-Datei mit 80 Beschäftigten und 100 Bewerbungszeilen darf nicht unverschlüsselt im allgemeinen Laufwerk liegen. Lege Zugriffsrechte, Aufbewahrung und Löschung schriftlich fest und versende die Datei nicht als offenen E-Mail-Anhang an einen großen Verteiler.

Transparenz und Aufbewahrung

Bewerber müssen über die Verarbeitung informiert werden; die Datenschutzhinweise sollten Zweck, Empfänger und Löschkonzept abdecken. Eine pauschale Aufbewahrung von 10 Jahren für abgelehnte Bewerbungen ist für diesen Zweck nicht automatisch gerechtfertigt. Praktisch sollte HR abgeschlossene Auswertungen von personenbezogenen Rohdaten trennen.

Bei 100 Bewerbungszeilen und durchschnittlich 6 personenbezogenen Feldern entstehen bis zu 600 Datenfelder. Ein DSGVO-Verstoß kann nach Art. 83 mit bis zu 20 Mio. € oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes sanktioniert werden; deshalb ist der Zugriffsschutz kein Nebenthema der Auswertung.

Der teuerste Fehler bei Time to Hire ist kein Rechenfehler, sondern ein falscher Start- oder Endpunkt. Wer bei 20 Einstellungen den Bewerbungseingang im Mittel 7 Tage zu spät einträgt, weist eine um 7 Tage zu kurze Kennzahl aus. Bei einer tatsächlichen Time to Hire von 42 Tagen erscheinen dann 35 Tage; die Geschäftsführung sucht an der falschen Stelle nach Verbesserungen.

Time to Hire und Time to Fill nicht vermischen

Time to Hire läuft in dieser Datei vom Bewerbungseingang bis zur Zusage. Time to Fill läuft vom Genehmigungsdatum der Vakanz bis zum Eintritt. Bei Thomas Weber stehen der 05.01.2026 als Genehmigungsdatum, der 12.01.2026 als Bewerbungseingang, der 10.02.2026 als Zusage und der 01.03.2026 als Eintritt: 29 Tage Time to Hire, aber 55 Tage Time to Fill.

Wer beide Werte in einem Bericht zusammenwirft, kann eine vermeintliche Recruiting-Verzögerung von 26 Tagen dem Bewerbermarkt zuschreiben, obwohl sie zwischen Vakanzgenehmigung und Bewerbungseingang entstanden ist. Die getrennten Spalten Q und R machen diesen Unterschied sichtbar.

Offene Prozesse richtig behandeln

Bei Status In Bearbeitung fehlen oft Zusagedatum oder Eintrittsdatum. Die Formeln lassen die Zeitwerte dann leer; das ist fachlich sicherer als ein künstlicher Wert von 0 Tagen. Werden 8 offene Prozesse als abgeschlossene Fälle gezählt, sinkt ein Durchschnitt von 45 auf beispielsweise 34 Tage und wird damit unbrauchbar.

Ein weiterer Fehler ist das Überschreiben der Formeln in P2:S101. Prüfe deshalb vor jedem Monatsbericht, ob Zielzeit, Time to Hire, Time to Fill und Ziel erreicht? noch Formeln enthalten. Eine manuell korrigierte Zielquote von 80 % statt tatsächlich 55 % kann zu falschen Recruiting-Budgets und unnötigen Agenturkosten führen.

Für einen Betrieb mit 80 Beschäftigten reicht die Datei als monatliches Steuerungswerkzeug, solange eine Person die Eingaben zentral prüft. Bei 40 neuen Bewerbungen im Monat und durchschnittlich 3 Minuten Pflege je Vorgang entstehen rund 2 Stunden Arbeit; bei 100 Vorgängen sind es etwa 5 Stunden. Die Grenze liegt weniger bei der Formel als bei Versionen, Zugriffsrechten und parallelen Bearbeitungen.

Formeln statt manueller Monatslisten

Im Blatt Bewerbungen übernimmt SVERWEIS die Zielzeit aus Stammdaten & Hinweise. Die Zeitspannen werden aus den Datumsdifferenzen gebildet, während WENN leere Eingaben abfängt und Ziel erreicht? mit Ja oder Nein füllt. Im Blatt Auswertung zählen ZÄHLENWENN beziehungsweise ZÄHLENWENNS-Logiken die Fälle, und MITTELWERT- beziehungsweise MITTELWERTWENN-Logiken bilden Durchschnitte.

Bei 7 Abteilungen und 6 Recruiting-Kanälen wären 42 manuelle Vergleichswerte schnell veraltet. Die Vorlage aktualisiert die vorhandenen Tabellen und Diagramme aus den Bereichen Abteilung, Kanal und Monat, sobald die Rohdaten vollständig gepflegt sind. Abbildung 2 zeigt diese Auswertungsbereiche; neue Kategorien müssen jedoch in Stammdaten, Formeln und Listen konsistent ergänzt werden.

Übergabe an Lohnbuchhaltung oder HR-Software

Time-to-Hire-Daten gehören normalerweise nicht in die Lohnabrechnung. Für DATEV oder eine HR-Software solltest du nur abgestimmte Kennzahlen und keine unnötigen Bewerberdaten übertragen; Excel bleibt bis etwa 50 regelmäßig bearbeiteten Vorgängen im Monat überschaubar, darüber wird eine zentrale Datenbank meist sicherer.

Ein monatlicher Kontrolltermin von 30 Minuten für 80 Beschäftigte ist günstiger als fünf Stunden nachträgliche Korrekturen. Sichere eine geprüfte Monatskopie und dokumentiere Änderungen, statt mehrere unkontrollierte Dateiversionen parallel zu führen.