Arbeitsvertrag Übersicht Excel - Kostenlose Vorlage

1. Trage jeden Mitarbeitenden mit Name, Eintrittsdatum, Vertragsart und Zuständigkeit ein. So entsteht die Grundliste für deine Personalakte.
2. Pflege Vertragsende, Probezeitende und Kündigungsfrist direkt in die vorgesehenen Spalten ein. Die Vorlage zeigt dir damit die kritischen Termine auf einen Blick.
3. Ergänze Arbeitszeit, Vergütung und Abteilung, damit du später nach Kostenstellen oder Gruppen auswerten kannst.
4. Nutze die Statusspalte für aktiv, gekündigt, befristet, verlängert oder beendigt. So bleiben Auswertungen mit SVERWEIS und MITTELWERT belastbar.
5. Prüfe regelmäßig die Liste der auslaufenden Verträge und gleiche sie mit der Lohnbuchhaltung ab. Bei 30 Verträgen pro Monat sparst du so leicht mehrere Stunden Handarbeit.
6. Archiviere geänderte Vertragsstände mit Datum und kurzer Notiz. Das ist wichtig, wenn später eine Streitfrage vor dem Arbeitsgericht auftaucht.

Im Mittelstand mit 80 Beschäftigten liegt die Arbeitsvertrag-Übersicht meist bei HR, der Geschäftsführung oder der Assistenz, die auch die Unterschriften nachhält. Typisch ist: Ein neuer Vertrag wird nach dem Recruiting angelegt, die Vertragsdaten gehen in die Personalakte, und für die Lohnbuchhaltung werden Eintrittsdatum, Arbeitszeit und Vergütung übernommen.

In der Datei trägst du pro Person eine Zeile ein: Name, Abteilung, Eintritt, Befristung, Probezeit, Wochenstunden und Status. Daraus lassen sich mit SUMME, WENN und ZÄHLENWENN Auswertungen bauen, etwa wie viele Verträge in den nächsten 60 Tagen enden oder wie viele Mitarbeitende noch in der Probezeit sind.

Wer die Daten pflegt und wohin sie laufen

In vielen Betrieben stößt die Personalabteilung die Übersicht an, die Führungskraft meldet Änderungen, und die Lohnbuchhaltung braucht die sauberen Eckdaten für Entgelt, Sozialversicherung und Lohnsteuer. Wenn du bei 80 Beschäftigten pro Monat nur 12 Vertragsänderungen manuell suchst, kostet das schnell 2 bis 3 Stunden; mit sauberer Excel-Struktur sinkt die Pflege auf wenige Minuten pro Änderung.

Warum die Zeile pro Vertrag so wichtig ist

Die Vorlage ist bewusst zeilenbasiert aufgebaut, damit du jeden Arbeitsvertrag einzeln prüfen kannst. Das ist im Alltag deutlich besser als Sammellisten, weil du später aus einer Zeile sofort erkennst, ob eine Befristung läuft, eine Verlängerung ansteht oder eine Frist an die Führungskraft gemeldet werden muss.

Für die Übersicht ist vor allem das NachwG wichtig: Die wesentlichen Arbeitsbedingungen müssen schriftlich nachgewiesen werden, und ein Verstoß kann als Ordnungswidrigkeit mit bis zu 2.000 € je Fall geahndet werden. Bei Befristungen musst du zusätzlich das TzBfG im Blick haben: Eine sachgrundlose Befristung ist nach § 14 Abs. 2 grundsätzlich auf 2 Jahre begrenzt und darf höchstens dreimal verlängert werden.

Die Kündigungsfrist richtet sich regelmäßig nach § 622 BGB: Grundfrist 4 Wochen zum 15. oder zum Monatsende, in der Probezeit nach § 622 Abs. 3 BGB verkürzt auf 2 Wochen, höchstens für 6 Monate. Wer diese Fristen in der Liste falsch pflegt, riskiert einen teuren Fehltermin; bei einem Monatsgehalt von 3.500 € kostet eine verspätete Beendigung schnell einen weiteren Monatslauf in derselben Höhe.

Mitbestimmung und Dokumentation

Wenn ein Betriebsrat existiert, musst du bei Arbeitszeitfragen, Überstunden oder Urlaubsgrundsätzen an BetrVG § 87 denken; Kündigungen erfordern außerdem die Anhörung nach § 102 BetrVG. Ein sauber geführtes Vertragsverzeichnis hilft dir, diese Schritte rechtzeitig anzustoßen, statt erst nach Zugang der Kündigung festzustellen, dass Unterlagen fehlen.

Datenschutz nicht nebenbei erledigen

Vertragsdaten sind Beschäftigtendaten im Sinn der DSGVO und des BDSG, also nur zweckgebunden und mit Zugriff für die nötigen Personen zu verarbeiten. Wenn du die Übersicht per Excel versendest, sollte sie intern bleiben; ein falscher Verteiler mit 50 Datensätzen kann bei Aufsichtsbehörden schnell in einem Bußgeldrahmen von bis zu 20 Mio. € oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes landen.

Die Vertraulichkeit endet damit nicht bei der Liste selbst, denn für variable Vergütungen gehört eine Vorlage zur Bonusberechnung ebenfalls intern abgesichert und nur an die zuständigen Personen weitergegeben.

Der teuerste Fehler ist eine Befristung ohne saubere Grundlage oder ohne eindeutiges Enddatum. Dann wird aus der vermeintlich flexiblen Lösung im Streitfall schnell ein unbefristetes Arbeitsverhältnis, und bei einer Kündigung musst du die Regeln des KSchG beachten; in Betrieben mit mehr als 10 Beschäftigten greift der Schutz nach 6 Monaten Betriebszugehörigkeit.

Ein zweiter Klassiker ist die fehlende oder unvollständige Nachweisakte: Wenn Probezeit, Vertragsende oder Arbeitsort nicht dokumentiert sind, entstehen Fehler in der Lohnabrechnung und bei der Übergabe an die Führungskraft. Bei 25 Verträgen mit je 2 fehlenden Angaben summiert sich das auf 50 Nacharbeiten; rechnest du pro Korrektur 15 Minuten, verlierst du über 12 Stunden Arbeitszeit im Monat.

Abmahnung, Streit und Nachzahlung

Wer Arbeitszeiten, Mehrarbeit oder Ruhezeiten nicht sauber hält, riskiert Verstöße gegen das ArbZG; ein Verstoß kann nach § 22 ArbZG mit bis zu 30.000 € Bußgeld geahndet werden. Wenn zusätzlich die Dokumentation in der Personalakte lückenhaft ist, fehlt im Konfliktfall oft der Beleg, und genau dann wird aus einer einfachen Nachfrage schnell eine Abmahnung oder eine Klage vor dem Arbeitsgericht.

Warum Excel besser ist als freie Notizen

Für diesen Zweck ist eine strukturierte Excel-Liste klar besser als ein Sammelordner mit Word-Dateien. Du siehst sofort, welche Verträge auslaufen, welche noch in der Probezeit sind und wo die nächste Entscheidung zu treffen ist; das reduziert typischerweise das Risiko von teuren Fristversäumnissen, besonders bei Betrieben mit wechselnden Schichten oder mehreren Führungskräften.

Zu dieser Übersicht gehört als Nächstes meist ein Mitarbeiterstammblatt, damit die Fristen und Entscheidungen sauber den einzelnen Beschäftigten zugeordnet bleiben.

Bis etwa 50 Beschäftigte reicht die Excel-Vorlage meist aus, wenn du sie konsequent pflegst und monatlich prüfst. Ab 100 Personen wird die manuelle Kontrolle jedoch schnell zäh; dann brauchst du klare Regeln für den Export an DATEV oder die HR-Software, sonst kostet die Nachpflege pro Monat leicht 6 bis 8 Stunden.

In der Datei kannst du mit SVERWEIS Stammdaten aus einer anderen Liste ziehen, mit ZÄHLENWENN auswerten, wie viele Verträge befristet sind, und mit SUMMEWENN Personalkosten nach Abteilung zusammenfassen. Für die Monatsauswertung einer 80-köpfigen Belegschaft spart das im Alltag schnell 2 Stunden, weil du nicht jede Zeile einzeln prüfen musst.

Welche Formeln wo helfen

• SVERWEIS holt Vertragsart oder Kostenstelle aus der Stammdatenliste.
• ZÄHLENWENN zählt auslaufende Verträge oder aktive Mitarbeitende.
• SUMMEWENN bildet Gesamtsummen pro Abteilung oder Standort.
• WENN markiert Fristen, etwa wenn ein Vertragsende in den nächsten 60 Tagen liegt.

Wenn du später ein HR-System einführst, bleibt die Excel-Liste trotzdem nützlich als Kontrollblatt für Stichproben und Übergaben. Genau das ist der praktische Vorteil: Du hast eine belastbare Zwischenlösung, ohne sofort in teure Software zu wechseln.