Schwerbehinderung Übersicht Excel - Kostenlose Vorlage

1. Schritt 1 — Öffne Übersicht und erfasse Personalnummer, Name, Abteilung, Standort und Eintrittsdatum.
2. Schritt 2 — Wähle Arbeitszeitmodell, Tarifvertrag und Status aus den Listen und trage den GdB als ganze Zahl zwischen 0 und 100 ein.
3. Schritt 3 — Ergänze Merkzeichen, Gleichstellungsdatum, Ausweis gültig bis und nächste Prüfung im Format DD.MM.YYYY, soweit erforderlich.
4. Schritt 4 — Pflege genommene Zusatzurlaubstage, Arbeitsplatzanpassung, Maßnahme oder Unterstützung sowie die Beteiligung der Schwerbehindertenvertretung.
5. Schritt 5 — Kontrolliere die berechneten Spalten N, P, U und V. Überschreibe diese Formeln nicht.
6. Schritt 6 — Prüfe im Dashboard die Kennzahlen, Diagramme und Fälle nach Kostenstelle beziehungsweise Abteilung.
7. Schritt 7 — Lies Hinweise und beschränke Zugriff, Ablage und Weitergabe auf die zuständigen Personen.

In einem Mittelständler mit 80 Beschäftigten pflegt die Personalabteilung die Übersicht, sobald ein Nachweis zur Schwerbehinderung, eine Gleichstellung oder eine Änderung der Ausweisgültigkeit eingeht. Führungskräfte liefern nur arbeitsbezogene Angaben, etwa ob eine Arbeitsplatzanpassung erforderlich ist. GdB und Merkzeichen werden nicht aus Diagnosen abgeleitet.

Stammdaten und Nachweise erfassen

In Abbildung 1 stehen die Eingabespalten A bis M für Personalnummer, Name, Abteilung, Standort, Eintrittsdatum, Arbeitszeitmodell, Beschäftigungsumfang, Tarifvertrag, Status, GdB, Merkzeichen, Gleichstellungsdatum und Ausweisgültigkeit. Thomas Schneider ist dort beispielhaft mit Personalnummer 1001, Status Schwerbehindert, GdB 50 und Ausweisgültigkeit am 22.12.2026 eingetragen.

Monatliche Fristenkontrolle

Zum Monatsende prüft HR die Spalten M und T. Die Formel in U verwendet WENN, ODER und TODAY(): Ein abgelaufener Ausweis wird als Ausweis prüfen, ein Ablauf innerhalb von 90 Tagen als Läuft bald ab angezeigt. In V erscheint Dokumentiert, wenn in S Ja steht.

Das Dashboard in Abbildung 2 liefert anschließend die Leitungsauswertung. Es zählt Beschäftigte und Statusfälle, summiert den offenen Zusatzurlaub und ordnet Fälle den hinterlegten Kostenstellen KST-100 bis KST-700 zu. Die Personalakte bleibt der verbindliche Ablageort für Nachweise.

Nach SGB IX § 208 haben schwerbehinderte Menschen grundsätzlich Anspruch auf fünf zusätzliche Arbeitstage bei einer Fünf-Tage-Woche. Die Vorlage setzt deshalb in Spalte N automatisch 5 Tage an, wenn der Status Schwerbehindert lautet oder der GdB mindestens 50 beträgt. Bei Teilzeit oder einer anderen Verteilung der Arbeitstage ist der Anspruch entsprechend der Arbeitstage zu prüfen; die Formel ersetzt diese Prüfung nicht.

Beschäftigungsquote prüfen

Arbeitgeber mit mindestens 20 Arbeitsplätzen müssen nach SGB IX § 154 grundsätzlich 5 % der Arbeitsplätze mit schwerbehinderten Menschen besetzen. Bei 80 Arbeitsplätzen wären das 4 Pflichtarbeitsplätze. Das Dashboard zählt Statusfälle, berechnet aber weder Pflichtquote noch Ausgleichsabgabe.

Beteiligung und Datenschutz

Die Schwerbehindertenvertretung ist nach SGB IX § 178 Abs. 2 vor Entscheidungen zu beteiligen, die schwerbehinderte oder gleichgestellte Beschäftigte betreffen. Bei einer Kündigung kommt zusätzlich § 102 BetrVG hinzu. Das Feld Beteiligungsstatus dokumentiert nur eine Eingabe und ersetzt keine rechtzeitige Unterrichtung.

Für Beschäftigtendaten gelten DSGVO Art. 6 und Art. 88 sowie BDSG § 26. Diagnosen gehören nicht in Spalte R. Datenschutzverstöße können bis zu 20 Mio. € oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes kosten; eine zugriffsbeschränkte Datei ist deshalb einer offenen Rundmail vorzuziehen.

Ein häufiger teurer Fehler ist, Zusatzurlaub nicht zu berücksichtigen. Bei fünf nicht gewährten Tagen und einem Bruttotagesentgelt von 160,00 € entstehen bereits 800,00 € mögliche Urlaubsabgeltung. Die Spalten N und P machen sichtbar, ob fünf Tage angesetzt und wie viele Tage bereits genommen wurden.

Abgelaufene Ausweise übersehen

In der Beispieldatei ist der Ausweis von Michael Bauer am 24.08.2026 abgelaufen. Die Formel in U kennzeichnet den Fall als Ausweis prüfen. Wer diesen Status nicht bearbeitet, riskiert falsche Urlaubs- und Beteiligungsentscheidungen.

Beteiligung nachträglich dokumentieren

Ein nachträgliches Ja in Spalte S heilt keine unterlassene Beteiligung. Besonders vor personellen Maßnahmen kann das nach SGB IX § 178 Abs. 2 und bei Kündigungen zusätzlich nach § 102 BetrVG zum Konflikt führen. Bei einer Kündigung läuft die Klagefrist nach § 4 KSchG drei Wochen ab Zugang.

Auch medizinische Freitexte sind riskant. In Spalte R gehören arbeitsbezogene Angaben wie Ergonomischer Arbeitsplatz oder Technische Arbeitshilfe, aber keine Diagnosen. Für 80 Beschäftigte sollte HR monatlich etwa 30 Minuten für Fristen und Zusatzurlaub einplanen, statt fehlende Daten erst bei einer Prüfung zu suchen.

Die Arbeitsmappe enthält vorbereitete und formelgestützte Datenzeilen von 3 bis 102. Für 80 Beschäftigte reicht dieser Bereich aus; bei 120 Personen stößt die Vorlage an ihre sichtbare Kapazitätsgrenze. Kopiere Formeln und Formatierungen nur kontrolliert und prüfe anschließend die Datenbereiche des Dashboards.

Automatisierung gezielt einsetzen

Die Vorlage nutzt bereits automatische Berechnungen für Zusatzurlaub, Resturlaub, Ausweisstatus und Beteiligung. In einer erweiterten Version können SVERWEIS, ZÄHLENWENN und SUMMEWENN Abteilung, Kostenstelle und Status aus Stammlisten übernehmen. Bei 80 Personen und zwei monatlichen Kontrollen pro Person entstehen 160 Prüfvorgänge; bei 2 Minuten je Vorgang sind das rund 5,3 Stunden.

Grenzen von Excel

• Übertrage an die Lohnbuchhaltung nur erforderliche Daten wie Personalnummer und Zusatzurlaub.
• Beschränke GdB, Merkzeichen und Maßnahmen auf berechtigte Personen.
• Prüfe vor einer DATEV- oder HR-Software-Übernahme leere Datumsfelder und Statusabweichungen.

Bis etwa 100 Beschäftigte kann Excel bei klaren Zugriffsregeln praktikabel sein. Bei mehreren Standorten, paralleler Bearbeitung oder mehr als 100 Datensätzen ist eine HR-Software vorzuziehen, weil Rollen, Änderungsprotokolle und Löschfristen sonst manuell abgesichert werden müssen.