Mentoring-Plan Excel - Kostenlose Vorlage

1. Schritt 1 — Öffne das Tabellenblatt Mentoring-Plan und lege pro Mentoring-Paar eine eigene Mentoring-ID an, zum Beispiel M-2026-001.
2. Schritt 2 — Fülle die gelb markierten Eingabefelder für Mentee, Personalnummer, Abteilung, Standort, Mentor/in, Ziel und verantwortliche HR-Person aus.
3. Schritt 3 — Trage Startdatum, geplantes Enddatum sowie letztes und nächstes Treffen im Format DD.MM.YYYY ein.
4. Schritt 4 — Pflege nach jedem Gespräch die geplanten und durchgeführten Treffen, den Fortschritt zwischen 0 % und 100 %, Bewertungen und sachliche Maßnahmen oder Notizen.
5. Schritt 5 — Lass die berechneten Spalten Status, Treffenquote, Resttage und Durchschnittsbewertung unverändert; eine manuelle Statusvorgabe ist nur über die dafür vorgesehene Spalte möglich.
6. Schritt 6 — Kontrolliere im Tabellenblatt Dashboard die Kennzahlen, Abteilungswerte, Statuszahlen und die Schnellabfrage für eine Mentoring-ID.
7. Schritt 7 — Prüfe die Datei mindestens monatlich und kläre überfällige Programme mit Mentee, Mentor/in und der verantwortlichen HR-Person.

In einem Unternehmen mit 80 Beschäftigten startet die Personalabteilung das Mentoring-Programm meist zum Jahresbeginn oder vor einer Entwicklungsrunde. Die Führungskraft meldet den Bedarf, HR bildet ein passendes Paar und legt im Tabellenblatt Mentoring-Plan eine eindeutige Mentoring-ID an. In Abbildung 1 siehst du die zentrale Tabelle mit den Spalten für Mentee, Personalnummer, Abteilung, Standort, Mentor/in, Laufzeit, Ziel und Treffen.

Von der Vereinbarung zur ersten Eintragung

Vor dem ersten Gespräch klären Mentee und Mentor/in Ziel und Thema, etwa Führungskompetenz oder agiles Projektmanagement. HR trägt Startdatum, geplantes Enddatum und die Zahl der vorgesehenen Treffen ein. Für ein Programm vom 05.01.2026 bis 31.12.2026 mit zehn geplanten Treffen kommen nach sieben Gesprächen 7/10 und damit 70 % in die Treffenquote.

Nach jedem Termin aktualisiert die zuständige HR-Person das Datum des letzten Treffens, den nächsten Termin, die Zahl der durchgeführten Treffen, den Fortschritt und sachliche Notizen. Die Formeln in den Spalten P und U bis W berechnen Status, Treffenquote, Resttage und Durchschnittsbewertung; diese Felder sollten nicht überschrieben werden.

Kontrolle im Monatszyklus

Einmal im Monat prüft HR das Dashboard. Abbildung 2 zeigt Kennzahlen wie Anzahl der Mentoring-Paare, aktive und abgeschlossene Programme sowie geplante und durchgeführte Treffen. Die Schnellabfrage auf dem Dashboard eignet sich für ein einzelnes Paar, während die drei Diagramme die Abteilungen, Statuswerte und durchschnittlichen Fortschritte zusammenfassen.

Die Datei ist für operative Steuerung gedacht, nicht für vertrauliche Coaching-Inhalte. Notizen gehören sachlich und knapp in die vorgesehene Spalte; Gesundheitsdaten, private Konfliktinhalte oder Bewertungen ohne klaren Mentoring-Zweck gehören nicht in diese Liste.

Mentoring-Daten sind Beschäftigtendaten. Für die Verarbeitung kommen insbesondere DSGVO Art. 6 und BDSG § 26 in Betracht, wenn die Dokumentation für Durchführung oder Organisation des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Im Beispielbetrieb mit 80 Beschäftigten sollte HR vor dem Start Zweck, Zugriffskreis und Löschfrist festlegen und die Datei nicht ungeschützt per E-Mail verteilen.

Nur erforderliche Angaben erfassen

Die Vorlage enthält eine Personalnummer, Namen, Abteilungen, Standort, Termine, Ziel, Bewertungen und Notizen. Eine Personalnummer ist nur dann sinnvoll, wenn sie zur eindeutigen Zuordnung benötigt wird; für eine reine Programmübersicht reicht häufig die Mentoring-ID. Je 20 gespeicherte Datensätze mit Namen, Notizen und Bewertungen erhöhen den Kreis potenziell betroffener Personen, aber nicht automatisch die rechtliche Erforderlichkeit.

Besonders kritisch sind Notizen. Nach DSGVO Art. 5 Abs. 1 gelten Zweckbindung und Datenminimierung; deshalb dokumentierst du beispielsweise vereinbarte Transferaufgaben, nicht aber Diagnosen oder private Wertungen. Die Anleitung weist ausdrücklich auf berechtigte interne Zugriffe und sachliche, zweckgebundene Notizen hin.

Betriebsrat und Gleichbehandlung

Gibt es einen Betriebsrat, kann die Ausgestaltung des Programms je nach Einsatz nach BetrVG § 87, etwa bei Fragen der Ordnung des Betriebs oder technischer Überwachung, mitbestimmungspflichtig sein. Eine Excel-Datei allein entscheidet diese Frage nicht; entscheidend ist, ob mit dem Mentoring Auswahl-, Leistungs- oder Verhaltenskontrollen verbunden werden.

Bei Auswahl und Zugang zum Programm ist außerdem das AGG zu beachten. Bei 80 Beschäftigten sollte HR Kriterien wie Zielgruppe, Bewerbungsweg und Auswahlentscheidung dokumentieren, damit ein Ausschluss nicht an Geschlecht, Alter, Behinderung, ethnischer Herkunft, Religion oder sexueller Identität anknüpft. Ein Datenschutzverstoß kann nach DSGVO Art. 83 bis zu 20 Mio. € oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes kosten.

Der teuerste Fehler ist meist nicht eine falsche Formel, sondern eine unklare Zwecksetzung. Wird ein Mentoring-Programm plötzlich zur Leistungsbewertung genutzt, obwohl den Beschäftigten nur Entwicklungsförderung angekündigt wurde, entstehen Konflikte über Datenschutz, Gleichbehandlung und Mitbestimmung. Bei 80 Beschäftigten und drei Führungskräften, die Bewertungen außerhalb des vereinbarten Prozesses weitergeben, ist der Kontrollverlust praktisch größer als die eingesparte Dokumentationszeit.

Unvollständige Termine führen zu falschen Entscheidungen

Wenn HR nur geplante Treffen einträgt, zeigt das Dashboard beispielsweise zehn geplante und null durchgeführte Treffen. Die tatsächliche Quote beträgt dann 0 %, obwohl bereits sieben Gespräche stattgefunden haben. Umgekehrt kann ein nicht aktualisiertes nächstes Treffen ein Programm als überfällig anzeigen; bei vier überfälligen Paaren wird die monatliche Steuerungsrunde unnötig alarmiert.

Die Vorlage macht solche Lücken sichtbar: Fehlen Start- oder Enddatum, lautet der Status Unvollständig; liegt das nächste Treffen in der Vergangenheit und der Fortschritt unter 100 %, lautet er Überfällig. Die Statusvorgabe in Spalte X sollte nur genutzt werden, wenn ein nachvollziehbarer manueller Grund vorliegt, etwa eine vereinbarte Pause.

Zu persönliche Notizen erhöhen das Risiko

Eine Notiz wie Gespräch über nächste Transferaufgabe ist für die Programmsteuerung geeignet. Eine Notiz wie psychisch instabil oder private Eheprobleme ist dagegen weder erforderlich noch sachlich und kann als sensible Information problematisch sein. Bei 30 Paaren mit jeweils drei ausführlichen Notizen entstehen schnell 90 potenzielle Fehlstellen in einer Datei; knappe, zweckgebundene Formulierungen sind deshalb klar vorzuziehen.

Ein weiterer Fehler ist die Nutzung der Mentoring-Bewertung als automatische Beförderungsgrundlage. Eine Durchschnittsbewertung von 4,5 aus zwei Bewertungen ist ein Programmhinweis, aber kein belastbarer Leistungsnachweis. HR sollte Bewertungen im Mentoring belassen und Personalentscheidungen getrennt, transparent und nach den geltenden Auswahlkriterien dokumentieren.

Die Vorlage ist für 100 vorbereitete Datensätze ausgelegt und damit für viele Programme im Mittelstand ausreichend. Bei 80 Beschäftigten und 40 Mentoring-Paaren bleiben 60 Zeilen Reserve; bei zwei Programmstarts mit jeweils 60 Paaren stößt der Bereich A4:X103 dagegen an seine praktische Grenze. Dann solltest du nicht einfach Zeilen kopieren, sondern eine kontrollierte Datenstruktur und klare Verantwortlichkeiten einführen.

Formeln sparen monatliche Kontrollzeit

Bei 40 Paaren und fünf zu prüfenden Feldern pro Paar entstehen 200 manuelle Kontrollen. Rechnet HR pro Kontrolle nur 30 Sekunden, sind das rund 100 Minuten pro Monat. Die vorhandenen Formeln in P, U, V und W übernehmen Status, Quote, Resttage und Bewertung; dadurch bleibt im Beispielbetrieb vor allem die fachliche Prüfung von etwa 30 bis 45 Minuten.

Das Dashboard nutzt unter anderem COUNTA, COUNTIF, SUM, SUMIF und AVERAGE. In der deutschen Excel-Version entsprechen diese Funktionen ANZAHL2, ZÄHLENWENN, SUMME, SUMMEWENN und MITTELWERT. Eine zusätzliche SVERWEIS-Logik ist in der bereitgestellten Datei nicht ausgewiesen; die Schnellabfrage arbeitet mit der vorhandenen Auswahl und den hinterlegten Formeln.

Übergabe an HR und Lohnbuchhaltung

Mentoring-Daten gehören normalerweise nicht in die Lohnabrechnung. Wenn das Programm jedoch mit einer Weiterbildung, Arbeitszeit oder einer Kostenstelle verbunden ist, übergibt HR nur die erforderlichen Informationen an die zuständige Stelle. Eine DATEV- oder HR-System-Schnittstelle ist in dieser Datei nicht enthalten; der Export muss daher kontrolliert, minimiert und vor der Übergabe auf Personalnummern, Berechtigungen und Empfänger geprüft werden.

• Bis 40 Paare: monatliche Pflege durch HR mit dem Dashboard.
• Bei 40 bis 100 Paaren: feste Aktualisierungstermine und Verantwortliche je Abteilung.
• Über 100 Paare: Migration in ein HR-System mit Rollen, Änderungsprotokoll und Löschkonzept prüfen.