Anforderungsprofil Excel - Kostenlose Vorlage

1. Schritt 1 — Öffne das Tabellenblatt Anforderungsprofil und ersetze die Beispielangabe IT-Systemadministrator (m/w/d) durch die konkrete Stelle. Aktualisiere Standort, Abteilung und Standdatum; im Beispiel steht der 15.07.2026.
2. Schritt 2 — Trage jede wesentliche Anforderung in einer eigenen Zeile ein und ordne sie einer Kategorie wie Fachlich zu. Formuliere beobachtbar, zum Beispiel Berufserfahrung in Jahren statt belastbarer Teamfähigkeit.
3. Schritt 3 — Vergib für jede Anforderung ein Soll-Level von 1 bis 5 und eine Gewichtung in Prozent. Prüfe, ob die Gewichtungen zusammen 100 % ergeben; sonst ist ein Gesamtergebnis nicht sinnvoll interpretierbar.
4. Schritt 4 — Bewerte Kandidat A und Kandidat B anhand derselben Nachweise und trage die Ist-Level ein. Nutze keine Informationen, die nicht für die berufliche Eignung erforderlich sind.
5. Schritt 5 — Kontrolliere die berechneten Spalten Erfüllung A (%), Erfüllung B (%), Bewertung A und Bewertung B. Abweichungen zwischen Gesprächseindruck und Tabellenwerten dokumentierst du in der Personalakte oder im Auswahlvermerk.
6. Schritt 6 — Prüfe im Tabellenblatt Kandidatenvergleich die Gegenüberstellung und nutze das Dashboard für die übersichtliche Entscheidung. Das Ergebnis wird von der zuständigen Führungskraft und HR gemeinsam nachvollzogen.
7. Schritt 7 — Lies vor der Weitergabe die Anleitung und entferne nicht benötigte personenbezogene Daten. Begrenze den Zugriff auf die am Auswahlverfahren beteiligten Personen und lösche Bewerbungsdaten nach dem festgelegten Zweck und der geltenden Aufbewahrungsregel.

In einem mittelständischen Betrieb mit 80 Beschäftigten startet die Führungskraft den Prozess mit einem Stellenbedarf. Für die Stelle IT-Systemadministrator stimmt sie die fachlichen Anforderungen mit HR ab, bevor die Ausschreibung veröffentlicht wird. Im Tabellenblatt Anforderungsprofil landen anschließend nicht bloß Stichworte, sondern messbare Kriterien wie Ausbildung, einschlägige Berufserfahrung, IT-Kenntnisse und Englischkenntnisse.

Anforderungen vor der Ausschreibung festlegen

HR trägt zunächst die Stellenbezeichnung, den Standort, die Abteilung und das Standdatum in die Kopfzeile ein. Danach erhält jede Anforderung eine Nummer, eine Kategorie, ein Soll-Level von 1 bis 5 und eine Gewichtung. Im Beispiel wiegt die fachliche Ausbildung 15 %, die Berufserfahrung ebenfalls 15 %, IT-Kenntnisse 10 % und Englischkenntnisse 8 %.

Ich würde die Gewichtung vor dem ersten Bewerbungsgespräch festlegen. Werden Kriterien erst nach Sichtung der Lebensläufe verändert, kann der Eindruck entstehen, dass die Auswahl auf eine bestimmte Person zugeschnitten wurde. Bei zehn Kriterien müssen die Gewichte zusammen 100 % ergeben; 15 % plus 15 % plus 10 % plus 8 % lassen also noch 52 % für die übrigen Kriterien.

Bewertung nach einheitlichem Maßstab

Nach der Vorauswahl bewerten HR und Führungskraft Kandidat A und B jeweils in den Ist-Level-Spalten. Ein Soll-Level 4 bei der Ausbildung und ein Ist-Level 3 bei Kandidat A entspricht einer geringeren Erfüllung als ein Ist-Level 4 bei Kandidat B. Die Spalten Erfüllung A (%) und Erfüllung B (%) sowie Bewertung A und B machen diese Unterschiede im Tabellenblatt sichtbar.

Das Ergebnis geht in den Kandidatenvergleich und anschließend ins Dashboard. Abbildung 1 zeigt das Tabellenblatt Anforderungsprofil mit elf Spalten; Abbildung 2 stellt den Kandidatenvergleich dar, Abbildung 3 die verdichtete Übersicht im Dashboard und Abbildung 4 die Anwendungshinweise. Die Entscheidung sollte HR mit der Führungskraft dokumentieren, nicht allein aus einem Tabellenwert ableiten.

Ein Anforderungsprofil muss sich auf die berufliche Eignung beziehen. Nach AGG darf eine Auswahlentscheidung nicht wegen Rasse oder ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität benachteiligen. Formuliere deshalb IT-Kenntnisse, Berufserfahrung oder eine erforderliche Sprachkompetenz konkret; die pauschale Forderung nach einem jungen Teammitglied gehört nicht in die Datei.

Berufliche Kriterien statt geschützter Merkmale

Für den IT-Systemadministrator kann Englischkenntnis mit einem arbeitsbezogenen Soll-Level von 3 oder 4 begründet werden, wenn Dokumentation und Support tatsächlich englischsprachig sind. Ein Beispiel: Bei 20 % englischsprachiger Kommunikation ist eine konkrete Sprachkompetenz nachvollziehbar; das Alter des Bewerbers ist dagegen kein zulässiges Bewertungskriterium. Die Gewichtung von 8 % für Englischkenntnisse muss aus der Tätigkeit folgen und darf nicht nachträglich zur Bevorzugung einer Person dienen.

Verarbeitet werden im Arbeitsverhältnis relevante Beschäftigtendaten nach DSGVO Art. 6 und Art. 88 in Verbindung mit BDSG § 26. Für Bewerberdaten ist Zweckbindung und Datenminimierung entscheidend: In das Anforderungsprofil gehören Leistungsmerkmale, nicht Diagnosen, Familienstand oder private Kontaktdaten. Eine Excel-Datei mit zwei Kandidaten sollte nur den beteiligten Personen zugänglich sein.

Dokumentation und Beteiligungsrechte

Hat der Betrieb einen Betriebsrat, muss HR die Beteiligungsrechte im konkreten Verfahren prüfen. Bei einer Einstellung ist § 99 BetrVG in Unternehmen mit in der Regel mehr als 20 wahlberechtigten Arbeitnehmern relevant; allgemeine Auswahlrichtlinien können nach § 95 BetrVG mitbestimmungspflichtig sein. Eine bereits festgelegte, sachliche Kriterienliste ist daher besser als eine spontane Bewertung im Vorstellungsgespräch.

Ein Datenschutzverstoß kann nach DSGVO mit bis zu 20 Millionen € oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes sanktioniert werden. Bei 5 Millionen € Umsatz wären 4 % bereits 200.000 €. Die Vorlage ist deshalb kein Ersatz für ein Löschkonzept, Zugriffsrechte und technische Maßnahmen nach DSGVO Art. 32.

Der teuerste Fehler ist ein Anforderungsprofil, das erst nach den Gesprächen an den Wunschkandidaten angepasst wird. Wenn Kandidat A im Beispiel bei Ausbildung Level 4 und Kandidat B Level 3 erreicht, darf HR nicht nachträglich das Kriterium Ausbildung von 15 % auf 5 % senken, nur weil B im Gespräch sympathischer wirkte. Die Version mit Standdatum 15.07.2026 zeigt, welche Anforderungen ursprünglich galten.

Unklare Kriterien erhöhen das Prozessrisiko

Formulierungen wie belastbare Persönlichkeit oder passt ins Team lassen sich kaum objektiv prüfen. Wird ein abgelehnter Bewerber wegen eines geschützten Merkmals benachteiligt, kann er nach AGG § 15 Schadensersatz und Entschädigung verlangen; eine Entschädigung kann bei fehlender Einstellung bis zu drei Monatsgehälter betragen, wenn auch bei benachteiligungsfreier Auswahl keine Einstellung erfolgt wäre. Bei 4.000 € brutto monatlich stehen damit bis zu 12.000 € im Raum.

Ein weiterer Fehler ist die Vermischung von Muss- und Kann-Anforderungen. Wer für eine Stelle fünf Kriterien mit je 20 % versieht, obwohl nur zwei davon zwingend gebraucht werden, kann einen fachlich geeigneten Kandidaten rechnerisch ausschließen. Ich bevorzuge deshalb ein Soll-Level mit klarer Definition und eine Gewichtung, die vor der Bewerbersichtung beschlossen wird.

Personenbezogene Daten nicht in der Vergleichsdatei sammeln

Lebenslauf, Gehaltswunsch, Gesundheitsangaben und Auswahlbewertung gehören nicht unkontrolliert in dieselbe Excel-Datei. Bei 12 Bewerbern und vier Auswahlbeteiligten entstehen schnell 48 Kopien in E-Mail-Postfächern; das ist weder nachvollziehbar noch datensparsam. Die Kandidaten sollten in der Vergleichsdatei nur über eine interne Kennung geführt werden, während die Zuordnung getrennt und geschützt bleibt.

Vor dem Versand prüfst du außerdem, ob die Gewichtung 100 % erreicht und ob jede Bewertung auf einem belegten Kriterium beruht. Ein dokumentierter Vergleich von zwei Kandidaten schützt nicht vor jeder Klage, liefert aber eine belastbare Begründung und verhindert, dass HR sechs Monate später nur noch auf Gesprächserinnerungen angewiesen ist.

Für die spätere Nachvollziehbarkeit gehört dazu auch eine saubere Stellenbeschreibung, damit die belegten Kriterien direkt mit den Anforderungen der Position abgeglichen werden können.

Bei zwei Kandidaten ist Excel sehr gut beherrschbar. Bei 20 offenen Stellen und jeweils 15 Bewerbern entstehen jedoch 300 Bewertungen; manuelle Übertragungen zwischen Anforderungsprofil, Kandidatenvergleich und Dashboard werden dann zum Fehlerpunkt. Für einen Betrieb mit 80 Beschäftigten würde ich die Datei als kontrollierte Auswahlliste nutzen, aber Stammdaten und Bewerbungsunterlagen nicht dauerhaft darin verwalten.

Formeln und Datenübergaben sauber trennen

Die Bewertungen bleiben im Tabellenblatt Anforderungsprofil, während der Kandidatenvergleich nur die entscheidungsrelevanten Werte übernimmt. Für wiederkehrende Stellen kannst du eine Referenztabelle mit Kriterien anlegen und mit SVERWEIS passende Bezeichnungen oder Kategorien ziehen. Mit WENN lassen sich fehlende Ist-Level erkennen, statt leere Zellen stillschweigend als schlechte Bewertung zu behandeln.

• SUMMEWENN fasst Gewichtungen oder Bewertungen je Kategorie zusammen.
• ZÄHLENWENN zählt beispielsweise, wie viele Anforderungen ein Kandidat mindestens auf Soll-Level erfüllt.
• MITTELWERT eignet sich für eine Durchschnittsbetrachtung, darf aber eine gewichtete Bewertung nicht ersetzen.

Die manuelle Erfassung von 300 Bewertungen mit jeweils rund 2 Minuten kostet etwa 10 Stunden. Wenn SVERWEIS und automatische Summenbildung 70 % der Übertragung vermeiden, bleiben ungefähr 3 Stunden; die Kontrolle der Ergebnisse bleibt trotzdem Pflicht. Ab etwa 50 Beschäftigten oder mehreren gleichzeitigen Auswahlverfahren ist eine HR-Software mit Rollenrechten, Änderungsprotokoll und Schnittstelle zu DATEV der bessere Ansatz.

Für die Übergabe an HR-Software oder DATEV exportierst du nur die erforderlichen Identifikations- und Ergebnisdaten. Gesundheitsinformationen und vollständige Bewerbungsunterlagen gehören nicht in diesen Export. Die Excel-Datei bleibt damit ein nachvollziehbares Bewertungswerkzeug, während das führende System Zugriff, Löschung und Aufbewahrung steuert.

Für die eigentliche Gesprächsbeurteilung bleibt daneben ein Bewertungsbogen fürs Vorstellungsgespräch sinnvoll, weil dort die eingetragenen Kriterien und Notizen sauber als Grundlage für den Export zusammenlaufen.