Onboarding 90 Tage Plan Excel - Kostenlose Vorlage

1. Trage zuerst die Stammdaten der neuen Person ein: Personalnummer, Name, Abteilung, Standort, Position, Eintrittsdatum sowie Buddy und Vorgesetzte oder Vorgesetzten.
2. Pflege die Aufgaben je Onboarding-Schritt im Hauptblatt ein. Ergänze Status, Priorität, Verantwortliche Person und das erwartete Abschlussdatum.
3. Prüfe die automatisch gesetzten Ziel-Daten für Tag 7, 30, 60 und 90. Diese helfen dir, die Einarbeitung entlang der ersten 13 Wochen zu strukturieren.
4. Nutze die Spalte für Fortschritt %, um den Stand je Aufgabe mit realistischen Werten zu hinterlegen. So erkennst du Blockaden früher als mit einem reinen Ja-Nein-Status.
5. Kontrolliere laufend, welche Aufgaben offen oder erledigt sind. Fälligkeiten mit wenigen Resttagen solltest du mit Führungskraft und Buddy aktiv nachfassen.
6. Übernimm die Ergebnisse in das Abschlussgespräch nach 90 Tagen. Dort siehst du, ob die Probezeit inhaltlich erfüllt ist und welche Punkte nachgesteuert werden müssen.
7. Wenn dein Betrieb wächst, übergib die Daten gesammelt an Lohnbuchhaltung, HR-Software oder DATEV, statt jede Zeile manuell doppelt zu pflegen.

In einem Mittelständler mit 80 Beschäftigten startet das Onboarding meist nicht in HR, sondern bei der Führungskraft: Sie meldet den Eintritt, die Personalabteilung legt die Stammdaten an und der Buddy übernimmt die tägliche Einarbeitung. Genau dafür ist diese Vorlage gebaut, weil sie die ersten 90 Tage in klaren Arbeitsschritten abbildet statt in losem E-Mail-Verlauf.

Im Blatt 90-Tage-Plan trägst du Personalnummer, Name, Abteilung, Standort, Position und Eintrittsdatum ein. Danach ordnest du jeder Aufgabe einen Status, eine Priorität, eine verantwortliche Person und ein erwartetes Abschlussdatum zu; die Ziel-Daten für Tag 7, 30, 60 und 90 geben dem Onboarding einen festen Takt.

Praktisch ist das vor allem bei mehreren Neueintritten im Monat: Bei 5 neuen Leuten und je 12 Aufgaben sind das 60 Zeilen, die sonst leicht im Postfach verschwinden. Mit der Vorlage siehst du in einer Tabelle sofort, was offen ist, was erledigt wurde und wo der Buddy nachfassen muss.

Wer die Daten liefert

Die Personalabteilung liefert die Stammdaten, die Führungskraft die fachlichen Ziele und der Buddy die operativen Lernschritte. So landet nicht alles in einer Excel-Zelle, sondern sauber verteilt auf die Stellen, die im Betrieb tatsächlich verantwortlich sind.

Wo die Vorlage an Grenzen stößt

Bei einem Ein-Personen-Onboarding reicht Excel meist aus. Wenn du aber 20 oder mehr Neueintritte pro Quartal hast, wird die manuelle Pflege fehleranfällig und du brauchst saubere Übergaben an HR-Software oder DATEV, sonst verlierst du bei Fristen und Rückmeldungen schnell den Überblick.

Der 90-Tage-Plan ist kein eigenes Gesetz, aber er hängt an mehreren arbeitsrechtlichen Pflichten. Besonders wichtig sind NachwG für die wesentlichen Arbeitsbedingungen, DSGVO und BDSG für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten sowie BetrVG bei Mitbestimmung, wenn der Betriebsrat im Betrieb sitzt.

Nach dem NachwG musst du die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich nachweisen; bei Verstößen droht ein Bußgeld bis 2.000 € je Fall. Wenn du im Onboarding etwa Arbeitszeit, Vergütung, Arbeitsort oder Probezeit nur mündlich erklärst, ist das rechtlich dünn und führt im Streitfall schnell zu Beweisproblemen.

Datenschutzrechtlich gilt: Für Mitarbeitendendaten brauchst du eine Rechtsgrundlage nach DSGVO Art. 6 und für Beschäftigtendaten regelmäßig BDSG § 26. Wer das Onboarding-Excel frei im Betrieb herumreicht oder sensible Daten ohne Berechtigung speichert, riskiert ein Bußgeld bis 20 Mio. € oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes; schon ein ungesicherter Dateiversand ist ein echtes Risiko.

Warum die Probezeit hier mit drin hängt

Die Probezeit darf nach BGB § 622 Abs. 3 höchstens 6 Monate betragen und verkürzt die Kündigungsfrist auf 2 Wochen. Wenn du im 90-Tage-Plan keine Rückmeldeschleifen einbaust, merkst du erst spät, ob Leistung, Teamfit und Lernstand passen; dann verpasst du die Chance, vor Ablauf der Probezeit sauber zu reagieren.

Rechne das hart durch: Bei einem Bruttogehalt von 3.500 € kostet eine verspätete Trennung schnell einen weiteren Monatslauf plus Einarbeitungszeit, also leicht 4.000 € bis 5.000 € an direkten Personalkosten. Deshalb ist ein dokumentierter 90-Tage-Plan nicht nur Organisation, sondern auch Beweisvorsorge.

Zur Beweisvorsorge gehört auch eine saubere Aufgabenbeschreibung, damit Leistung, Teamfit und Lernstand später eindeutig am vereinbarten Profil gemessen werden können.

Der teuerste Fehler ist ein Onboarding ohne klare Zuständigkeiten. Wenn niemand festlegt, wer die Einweisung, IT-Zugänge, Unterweisung und Rückmeldungen erledigt, bleiben Aufgaben liegen und die Person arbeitet nach 4 Wochen noch immer nicht produktiv; bei 80 Beschäftigten und 8 Neueintritten im Jahr summieren sich solche Verzögerungen schnell auf mehrere Tausend Euro.

Ein zweiter Klassiker ist die schlechte Dokumentation. Fehlen im 90-Tage-Plan Zieltermine, Status und Abschlussdatum, kannst du im Konflikt kaum beweisen, was vereinbart war; bei einer späteren Abmahnung oder Kündigung ist das ein Problem, weil Gerichte saubere Nachweise sehen wollen und nicht nur Erinnerungen aus dem Teamchat.

Der dritte Fehler ist Datenschutz mit Nebenwirkungen. Wenn der Onboarding-Plan gleichzeitig sensible Gesundheits- oder Leistungsdaten enthält und ohne Rollenrechte zirkuliert, ist das ein Verstoß gegen Zweckbindung und Datenminimierung; die Folge kann eine Datenschutzbeschwerde sein, und das Bußgeldrisiko reicht bis 20 Mio. € oder 4 % Umsatz nach DSGVO.

Wo Excel hilft und wo nicht

Excel ist stark für Transparenz, Fristen und Standardisierung. Schwach wird es, sobald mehrere Führungskräfte parallel pflegen oder wenn die Datei in vielen Versionen herumgeschickt wird; dann ist eine zentrale HR-Lösung mit Protokollierung klar überlegen.

Mein Rat aus der Praxis: Nutze die Vorlage für die ersten 90 Tage, aber verknüpfe sie mit einer eindeutigen Ablage in der Personalakte. So verhinderst du, dass wichtige Rückmeldungen in einzelnen Postfächern verschwinden und du im Streitfall keine lückenlose Dokumentation mehr hast.

Für die Ablage in der Personalakte passt ein Bewerbungseingang-Tracker als zentrale Übersicht über Rückmeldungen und Fristen.

Bei 10 Neueintritten im Monat reicht manuelle Pflege oft noch aus, aber ab 30 bis 40 Fällen im Jahr wird die Excel-Datei zum Engpass. Dann solltest du mit SVERWEIS, ZÄHLENWENN, SUMMEWENN und WENN arbeiten, um Stammdaten, Status und Fälligkeiten automatisch zusammenzuziehen.

Ein typischer Hebel ist die Zählung offener Aufgaben: Mit ZÄHLENWENN kannst du alle Zeilen mit Status „offen“ markieren, mit SUMMEWENN summierst du Fortschritt oder Prioritäten je Person, und mit WENN setzt du automatisch „erledigt“, sobald das Abschlussdatum eingetragen ist. Das spart bei 60 bis 100 Aufgaben pro Monat leicht 2 bis 3 Stunden manuelle Nachpflege.

So organisierst du die Übergabe

• Pflege Stammdaten einmal zentral und ziehe sie mit SVERWEIS in die Aufgabenblätter.
• Nutze Statusfelder statt Freitext, damit Auswertungen sauber bleiben.
• Übergib Monatsübersichten an die Lohnbuchhaltung, wenn Eintritte, Austritte oder Änderungen dokumentiert werden müssen.
• Nutze bei wachsender Belegschaft eine Exportlogik in DATEV oder HR-Software, damit Doppelpflege entfällt.

Technisch bleibt Excel bis etwa 50 Beschäftigte gut beherrschbar, wenn nur eine Person die Datei pflegt. Sobald mehrere Führungskräfte parallel arbeiten, steigt das Risiko für Versionenkonflikte und falsche Stände; dann ist die Kombination aus Excel als Planungswerkzeug und System als führender Datenquelle die sauberere Lösung.